供應(yīng)商庫，在有些企業(yè)也被稱為“供應(yīng)商池”、“供應(yīng)商目錄”。

一個企業(yè)，即使還沒有建立完善的供應(yīng)商管理體系，企業(yè)經(jīng)營班子也會期待并要求采購部門建立供應(yīng)商庫。

供應(yīng)商庫，不是一份簡單的供應(yīng)商名單，是依賴供應(yīng)商管理體系建立的記錄供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫。

一、建立供應(yīng)商庫合不合法（規(guī)）？

為什么要說這個問題？

因為現(xiàn)實中有一種觀點，認為建立供應(yīng)商庫，對政府采購來說，是不合法的；對企業(yè)采購來說，是不合規(guī)的。理由是：

“建立供應(yīng)商庫排除一部分供應(yīng)商的，違反了公平競爭原則。任何單位和個人不得采用任何方式，阻撓和限制供應(yīng)商自由進入本地區(qū)和本行業(yè)的政府采購市場。

《中華人民共和國政府采購法》第三條：政府采購應(yīng)當遵循公開透明原則、公平競爭原則、公正原則和誠實信用原則。”（摘自“律臨”網(wǎng)站）

但我們在進行招標采購時，不論是公開招標還是邀請招標，最終都有經(jīng)過資格審查的入圍投標方名單。

因此，可以說，不合法的不是建立供應(yīng)商庫，而是將一部分供應(yīng)商故意排除在外的行為。

二、建立供應(yīng)商庫應(yīng)遵循哪些原則？

要使供應(yīng)商庫合法、合規(guī)，切實服務(wù)經(jīng)營，建立供應(yīng)商庫應(yīng)遵循以下原則：

（一）公平、公正、公開原則。

應(yīng)在公平、公正、公開的原則下開展供應(yīng)商庫的建立。公平、公正、公開主要是指評價指標。公平和公正很好理解，至于為什么要公開？為什么我公司自己的規(guī)則還要公開？

因為如果不告訴供應(yīng)商評價指標，供應(yīng)商就無法往我們所期待的方向去努力，而且會給外界一種“說你行，你就行，不行也行；說你不行，你就不行，行也不行”的錯覺。

（二）合適原則。

供應(yīng)商的選擇，一定是基于“5R”的，而非最低價的。即選擇有利于當前企業(yè)發(fā)展的適配供應(yīng)商。

（三）動態(tài)更新原則。

供應(yīng)商庫不是封閉和靜態(tài)的系統(tǒng)，應(yīng)實行“優(yōu)勝劣汰、動態(tài)更新”。

（四）充分競爭原則。

對于同品類、可比較的供應(yīng)商，應(yīng)實行同樣的評價指標進行準入，廣泛尋源，應(yīng)評盡評，在入庫前應(yīng)充分競爭。

不能雪藏供應(yīng)商，或設(shè)置個性化門檻，阻擋合格供應(yīng)商準入。

三、怎么建立和管理供應(yīng)商庫？

建立和管理供應(yīng)商庫，建議按下面六個步驟：

第一，品類管理。

對采購的物料進行分類。因為不同行業(yè)的供應(yīng)商特性可能相差很大，不宜放在一起比較和評價。

如可以劃分為原料、輔料、包裝材料、MRO、固定資產(chǎn)、工程、營銷服務(wù)、軟件服務(wù)等。

關(guān)于品類管理的文章，可參考《采購品類管理》。

第二，制定供應(yīng)商檔案。

我們需要收集和記錄供應(yīng)商哪些信息，供應(yīng)商檔案就要設(shè)置哪些字段。比如：

第三，制定供應(yīng)商準入評價機制。

制定符合公司目前發(fā)展需要的供應(yīng)商準入評價機制，要與品控、研發(fā)、生產(chǎn)等部門討論，設(shè)置合理的指標。

指標不宜過寬，失去準入意義；不宜過嚴，造成無法滿足供貨；不得設(shè)置傾向性和排他性指標。

供應(yīng)商準入評價機制，可參考《供應(yīng)商準入管理辦法》。

第四，過程評價。

企業(yè)經(jīng)營情況不是發(fā)展的、動態(tài)的。因此，我們需要對供應(yīng)商庫中的供應(yīng)商進行過程評價。

過程評價頻次可以按季度、半年度或年度，需要采取文審、績效評價和現(xiàn)場評價相結(jié)合的方式，現(xiàn)場評價可以采用飛行檢查和例行檢查。

關(guān)于供應(yīng)商評價，可參考《供應(yīng)商評價表》《供應(yīng)商現(xiàn)場考察打分表》。

第五，供應(yīng)商輔導。

我們進行供應(yīng)商評價的目的，是讓供應(yīng)商庫中的供應(yīng)商績效滿足我們的要求，從而不斷優(yōu)化我們的經(jīng)營成果。

針對供應(yīng)商評價結(jié)果，我們要持續(xù)做供應(yīng)商輔導，以督促和幫助供應(yīng)商改善。

供應(yīng)商輔導，可參考《供應(yīng)商輔導》。

第六，動態(tài)更新。

市場是變化的，我們要保持對供應(yīng)商庫進行動態(tài)更新，讓優(yōu)秀的供應(yīng)商進入供應(yīng)商庫，淘汰不合格且無改善預(yù)期的供應(yīng)商。

保持供應(yīng)商庫動態(tài)更新，可以有效防止熵增，促進供應(yīng)商結(jié)構(gòu)優(yōu)化。

還可以通過不斷敞口尋源和市場調(diào)研，合理調(diào)整供應(yīng)商評價指標，避免傾向性和排他性造成不公平競爭。

供應(yīng)商管理，可參考《供應(yīng)商管理和審核關(guān)鍵點》《供應(yīng)商管理制度》。

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