物料檔案（存貨檔案）的整理與系統(tǒng)錄入是ERP實(shí)施過(guò)程中非常重要的一個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備與完成工作之一，它關(guān)系到企業(yè)對(duì)物料進(jìn)行全局規(guī)劃的正確性、更關(guān)系到后續(xù)ERP實(shí)施能否按計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行及上線后數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，因此ERP中與物料檔案相關(guān)的培訓(xùn)工作一般都是在ERP項(xiàng)目啟動(dòng)后就馬上著手處理。

說(shuō)明：以物料的編碼為主線講解編碼的原則，但所講編碼原則同樣適用于系統(tǒng)的客戶編碼、供貨商編碼、職員編碼、部門編碼、單位編碼、倉(cāng)庫(kù)編碼、各種類別編碼和其它需要編碼的任何項(xiàng)目等。

物料編碼的意義：
物料編碼是以簡(jiǎn)短的文字、符號(hào)或數(shù)字、號(hào)碼來(lái)代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它有關(guān)事項(xiàng)的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒(méi)有物料編碼都無(wú)關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬(wàn)種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時(shí)，物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收，請(qǐng)購(gòu)、跟催、盤點(diǎn)、儲(chǔ)存等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見(jiàn)溝通更加容易。

下面是物料編碼設(shè)置的一些基本原則：

一、求唯一
通常情況下，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化，只要物料必須要在倉(cāng)庫(kù)中存儲(chǔ)，就必須為其指定一個(gè)編碼，即通常所說(shuō)的一物一碼。比如某零件要經(jīng)過(guò)沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒(méi)有入庫(kù)、出庫(kù)處理，則該物料可取一個(gè)代碼。如果該物料的三道工序不在同一個(gè)車間完成，其順序是沖壓、入庫(kù)、領(lǐng)料、鉆孔、入庫(kù)、領(lǐng)料、噴漆、入庫(kù)，則在庫(kù)存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須編制不同的物料編碼。
二、分類別
在編碼時(shí)，一般會(huì)按一定的分類方式對(duì)編號(hào)進(jìn)行分類，這樣，在日常的查詢或報(bào)表列印時(shí)，同類的資料才能排在一起，便于我們比較和匯總統(tǒng)計(jì)等。通常我們?cè)趯?duì)物料進(jìn)行編碼時(shí)，會(huì)按大類－中類－小類－流水號(hào)的形式進(jìn)行編碼，比如，第一碼表示大分類，如成品，原材料，半成品等，第二、三碼表示中分類，第四、五、六碼表示小分類，最后是三位的流水號(hào)，通過(guò)這樣的分類，我們可以保證相同類的物料在做統(tǒng)計(jì)分析時(shí)是可以排在一起的。
三、勿有意
我們?cè)诮o客戶輔導(dǎo)編碼時(shí)，非專業(yè)性的人員通常都要求讓編號(hào)反映某些意義，使得編號(hào)容易記憶或者可以望“字“生義，常常會(huì)將英文單詞的首幾位或縮寫(xiě)字母編在編號(hào)上；再有，還要把物料的規(guī)格、尺寸等屬性也要反映在料號(hào)中。在資料量不大時(shí)，這種編碼方式的確可能比較方便，使用起來(lái)可能會(huì)比較符合使用者現(xiàn)時(shí)的習(xí)慣，但是當(dāng)資料數(shù)量越來(lái)越大時(shí)，要記憶的東西太多了，實(shí)際上已經(jīng)達(dá)不到當(dāng)初設(shè)想的易于記憶的目的了，結(jié)果給后續(xù)新增編碼造成很大的困擾，無(wú)法進(jìn)行新增編碼的編制。
在很多企業(yè)中，常常就是為了要整理理出有意義的料號(hào)體系，而使得編號(hào)工作變得非常困難，經(jīng)常會(huì)組織很多部門，來(lái)討論如何才能將這些有意義的東西編到編碼中去，耗費(fèi)了大量的人力、物力和時(shí)間，經(jīng)常是編到一半發(fā)現(xiàn)無(wú)法編制下去。比如，我們?cè)诰庪娮璧木幋a的時(shí)候，客戶人員常常會(huì)要求將阻值、材質(zhì)加到編碼中，甚至將10的幾次“方“也要加到編碼中，以方便看了編碼就知道電阻的阻值和材質(zhì)。結(jié)果日后有新增的物料時(shí)，卻發(fā)覺(jué)實(shí)在很難遵行原來(lái)的原則進(jìn)行新物料的編號(hào)工作。
其實(shí)，料號(hào)僅是物料的代碼。是為了便于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，而給的一個(gè)編號(hào)而已。它可以不具備任何意義，就如我們的身份證號(hào)碼一樣。這樣，即使有上萬(wàn)條物料，也可以在短短的兩、三周內(nèi)就完成所有的編號(hào)工作。
在國(guó)外，有許多公司干脆就用亂數(shù)法則直接賦予物料編號(hào)，而絲毫不會(huì)影響電腦作業(yè)的運(yùn)行。因?yàn)樵诮灰讛?shù)量龐大的信息化作業(yè)中我們不需要也不可能去記憶每一個(gè)料號(hào)所代表的物料。我們要知道的只是料件的名稱規(guī)格，而所有的資料在列印或顯示時(shí)，名稱規(guī)格都可以隨著料號(hào)出現(xiàn)。
四、避變化
如果資料的某項(xiàng)屬性在未來(lái)有可能會(huì)發(fā)生變動(dòng)，則絕不應(yīng)該將此項(xiàng)屬性納入到編號(hào)中。否則，一旦發(fā)生變動(dòng)時(shí)，是否要修改編號(hào)及如何進(jìn)行修改都將會(huì)是一個(gè)十分困擾的抉擇。常見(jiàn)的如員工編號(hào)，員工所屬部門就不應(yīng)該納入員工編號(hào)中，因?yàn)椴块T的調(diào)整或是員工調(diào)動(dòng)部門都可能會(huì)經(jīng)常發(fā)生；另外如客戶所屬的地區(qū)，業(yè)務(wù)員分管區(qū)域等等皆是如此。通常，在系統(tǒng)上，可以用單獨(dú)的欄位來(lái)記錄這些屬性。
五、數(shù)字好
編碼優(yōu)選全部用阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)編號(hào)。一則可提高填寫(xiě)、錄入編號(hào)的效率，二則避免數(shù)字與某些英文字母因?yàn)樾蜗蠡蜃x音雷同而產(chǎn)生混淆的情形，如O與0，I與1等等。如果一定要用英文字母的話，則英文字母優(yōu)選排在編號(hào)的前幾碼，且位數(shù)必須一致。一定要避免英文字母與數(shù)字混雜使用的情況。
在編碼中，有些客戶人員為了使編號(hào)段落分明而要求在編號(hào)中使用“－“符號(hào)，或者在編號(hào)中夾雜“*”、“/”等特殊符號(hào)。這些符號(hào)的使用必然影響編碼的錄入效率，在日?？谑鼍幪?hào)時(shí)亦會(huì)造成不便，因此優(yōu)選避免采用。如果非用這些符號(hào)不可，則應(yīng)該規(guī)定固定符號(hào)出現(xiàn)的位置，否則一定會(huì)產(chǎn)生困擾。
六、力求短
編號(hào)的長(zhǎng)度要越短越好，以方便記憶、閱讀、填寫(xiě)、錄入，提高效率。同時(shí)，也大大降低出錯(cuò)的機(jī)率。如果一個(gè)編碼有30位，它可能記錄了物料的很多屬性，但是在錄入、填寫(xiě)中會(huì)非常困難，也非常容易出錯(cuò)。通常在8---12位之間會(huì)比較好，既能滿足一般編號(hào)容量的要求，也能較好的反應(yīng)適當(dāng)?shù)闹匾獙傩?，且便于記憶、錄入等?
七、長(zhǎng)統(tǒng)一
編號(hào)長(zhǎng)度統(tǒng)一，可以使我們?cè)陂喿x或錄入時(shí)很容易發(fā)現(xiàn)編號(hào)長(zhǎng)度不對(duì)，有漏輸或多輸。如果實(shí)在做不到編號(hào)位數(shù)統(tǒng)一，則至少要求同一類的位數(shù)要統(tǒng)一。比如，對(duì)ATO制造企業(yè)來(lái)說(shuō)，可能會(huì)存在半成品數(shù)量相對(duì)成品要少的情況，在編號(hào)長(zhǎng)度上，很難讓半成品和成品的編碼長(zhǎng)度統(tǒng)一，那我們可以讓成品類的編號(hào)長(zhǎng)度保持統(tǒng)一，半成品類的長(zhǎng)度保持統(tǒng)一，如，成品是10位，半成品則是8位。另外也可以通過(guò)補(bǔ)「0」的方式來(lái)保證確保編碼長(zhǎng)度統(tǒng)一。
八、用跳號(hào)
隨著企業(yè)的發(fā)展，每天都會(huì)有新的物料出現(xiàn)，需要增加新編碼，所以在編碼時(shí)，編碼的擴(kuò)充性非常重要，而如何才能實(shí)現(xiàn)編碼的擴(kuò)展性呢？通常我們用跳號(hào)的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。比如在分類號(hào)中預(yù)留一些空號(hào)以便日后可以插入，同時(shí)也可以加大相應(yīng)分類的編碼容量，如050---080可以編成同一個(gè)小類。在實(shí)際編碼中，此項(xiàng)原則往往會(huì)被忽略掉，而此項(xiàng)原則最能體現(xiàn)我們的專業(yè)性，是檢驗(yàn)我們的編碼能否經(jīng)的起時(shí)間考驗(yàn)的重要原則，請(qǐng)切記！

示例：成品、半成品編碼原則

分類范圍	客戶類別	機(jī)種型號(hào)類別	成品工藝類別	流水號(hào)	規(guī)格描述
1：成品 3：半成品	01:美的	01：抽濕機(jī)	01:注塑	0001~9999	機(jī)種+名稱
	02:東芝	02：分體機(jī)	02:燙金
	03:松下	03：窗機(jī)	02:絲印
	04:歐科	04：柜機(jī)	03:移印
	05:華凌冰箱	05：冰箱	04:噴涂
	06:華凌空調(diào)	06：洗衣機(jī)	05:電渡
	07:高木	07：音箱	06:焊接
	08:金寶腎	08：醫(yī)療用品	07:粘貼(海棉\絨布等)
	09:本田制鎖	09：汽車部品	08:組裝
		99：其它類型	99:其它
		10~98擴(kuò)展用	09~98:擴(kuò)展用
	98:本廠
	99:其它客戶
	14~97擴(kuò)展用

例如：1 01 01 07  0001  FA抽濕機(jī)水箱組件
表示：成品類 美的 抽濕機(jī) 組裝  流水號(hào)